Bagaimana Tata Kelola Teknologi Informasi Membantu Organisasi Tumbuh Berkembang?

Oleh Mukhammad Andri Setiawan, Ph.D.

Pengenalan 

Digitalisasi menjadi sebuah jargon dan buzzword yang sering dimunculkan oleh beragam organisasi dan institusi. Konsep ini menjadikan semakin banyak organisasi yang mengandalkan teknologi informasi (TI) untuk mencapai tujuan strategis. Namun demikian, investasi teknologi informasi, terutama pada skala enterprise, tidaklah murah. Oleh karenanya, menjadi sangat krusial untuk memastikan bahwa investasi yang dilakukan efektif dan mampu memberikan nilai tambah yang optimal. Dalam konteks ini, tata kelola TI yang tepat sangatlah penting dalam memastikan bahwa inisiatif TI yang diambil selaras dengan tujuan bisnis dan strategi organisasi. Tata kelola TI menjawab pertanyaan “mengapa” dalam inisiatif dan investasi TI dengan memberikan justifikasi yang tepat. Pertanyaan tersebut adalah “mengapa inisiatif TI dilakukan dan bagaimana mengarahkan agar investasi TI yang dilaksanakan sesuai dengan tujuan strategis dari organisasi?”.

Akan tetapi, dari berbagai literatur, ditemukan bahwa cukup banyak proyek inisiatif TI yang diimplementasikan oleh kebanyakan perusahaan mengalami kegagalan dan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit. Oleh karena itu, keberadaan tata kelola TI yang baik menjadi instrumen kunci untuk menghindari risiko kegagalan proyek dan juga mengoptimalkan pemanfaatan teknologi dalam mencapai sasaran strategis perusahaan. Tata kelola TI yang efektif dan efisien dalam pengambilan keputusan yang tepat dan konsisten, mencakup pengaturan proses, kebijakan, dan struktur, harus selaras dengan strategi bisnis perusahaan dan menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan.

Prinsip Utama Tata Kelola TI

Paling tidak, ada empat prinsip utama dari tata kelola TI, yakni: prinsip teknologi informasi, infrastruktur teknologi informasi, arsitektur teknologi informasi, dan investasi teknologi informasi.

Prinsip Teknologi Informasi

Konsep ini mengacu pada pembahasan tingkat strategis mengenai bagaimana TI digunakan dalam perusahaan. Prinsip ini mencakup intisari dari arah masa depan organisasi dan bagaimana TI akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Prinsip ini memandu proses pengambilan keputusan TI dalam perusahaan dan membantu memastikan bahwa investasi TI selaras dengan strategi bisnis. Prinsip ini mencerminkan nilai-nilai inti organisasi yang mencakup visi dan misi organisasi. Contohnya adalah seperti “TI akan digunakan untuk mendukung inovasi produk dan layanan”, “TI akan diintegrasikan untuk meningkatkan efisiensi operasional”, atau “TI akan memastikan keamanan data dan privasi pelanggan”. Prinsip-prinsip ini akan membantu memandu tim TI dalam merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan solusi teknologi yang sejalan dengan tujuan strategis organisasi dan menciptakan nilai jangka panjang.

Infrastruktur Teknologi Informasi

Strategi infrastruktur TI membantu organisasi dalam merencanakan, mengembangkan, dan mengelola komponen-komponen teknologi yang esensial, seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia. Hal ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki pondasi TI yang kokoh, skalabel, dan fleksibel untuk mendukung operasional sehari-hari dan pertumbuhan strategis bisnis di masa depan.

Prinsip ini mencakup penilaian kebutuhan teknologi, kapasitas, dan keandalan sistem, serta mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, keamanan, dan dukungan vendor. Sementara itu, keputusan mengenai lokasi kemampuan infrastruktur TI melibatkan penentuan di mana sumber daya TI ditempatkan dalam organisasi, baik secara fisik (misalnya data center on premise) maupun secara fungsional (misalnya cloud).

Kemampuan infrastruktur TI yang efisien dan efektif memungkinkan perusahaan untuk merespon dengan cepat terhadap peluang dan tantangan bisnis, serta mengimplementasikan inisiatif baru dengan sukses. Infrastruktur TI yang baik akan mendukung inovasi, meningkatkan efisiensi operasional, dan membantu organisasi mencapai tujuan strategisnya.

Arsitektur Teknologi Informasi

Arsitektur TI adalah salah satu komponen penting dalam tata kelola TI. Prinsip ini menyediakan pendekatan terstruktur untuk mengelola teknologi informasi, sumber daya, dan ketersediaan data. Arsitektur TI mendiskusikan bagaimana pondasi tata kelola dibangun. Termasuk di dalamnya adalah adanya kebijakan TI, prosedur (SOP atau Standard Operating Procedure), dan panduan-panduan terkait untuk menyelaraskan antara target dan tujuan organisasi dan kemampuan TI yang dimiliki.

Untuk mendefinisikan arsitektur ini, organisasi biasanya mengikuti framework seperti contohnya adalah The Open Group Architecture Framework (TOGAF) atau pun framework lain seperti Zachman. Framework-framework ini menetapkan bagaimana aspek strategis, aspek operasional, dan aspek teknis dibangun. Terutama dalam kaitannya bagaimana teknologi nantinya akan dijalankan, bagaimana data ditransformasikan dan dikelola, dan bagaimana aplikasi dibangun dan diadopsi.

Keberadaan arsitektur TI dapat memastikan bahwa organisasi tetap patuh pada framework yang telah dipilih untuk menjamin ketersediaan layanan. Untuk menunjang hal tersebut, dalam arsitektur TI juga diatur mengenai kegiatan-kegiatan seperti audit secara berkala, reviu aktivitas, dan identifikasi masalah yang terjadi untuk perbaikan di masa yang akan datang. 

Investasi TI

Aspek terakhir yang menjadi kunci dari tata kelola TI yang baik adalah adanya mekanisme pengelolaan investasi TI yang baik. Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, investasi TI tidaklah murah. Untuk itu, pengalokasian sumber daya TI dari investasi yang telah dilakukan perlu diatur sedemikian rupa agar menjadi efektif dan efisien. Setiap investasi menuntut Return on Investment (ROI) yang baik dan sejauh mana setiap inisiatif dan proyek TI dapat menghasilkan luaran maksimal.

Tata kelola TI membantu organisasi mengevaluasi dan memprioritaskan ragam investasi TI yang potensial berdasarkan nilai bisnis yang hendak dicapai, pertimbangan risiko, pembiayaan, dan ketersediaan sumber daya. Keberadaan tata kelola TI memastikan bahwa seluruh proses pengambilan keputusan terkait investasi TI telah mendapatkan input dari beragam pemangku kepentingan, unit-unit bisnis dalam organisasi, maupun pimpinan tinggi organisasi (Board of Directors – BOD) yang memastikan bahwa semua perspektif yang relevan telah dipertimbangkan dengan matang.

Tata kelola TI akan membantu organisasi dalam memonitor dan mengelola seluruh proyek inisiatif TI yang dilakukan dalam lifecycle-nya. Tata kelola TI menggunakan metrik-metrik performance untuk membantu memastikan bahwa proyek yang dibangun tetap berada dalam jalurnya, dapat memberikan keuntungan yang diharapkan, tidak melampaui anggaran belanja yang telah ditetapkan, dan tepat waktu. Dengan demikian, setiap inisiatif TI yang dibangun diharapkan dapat memberikan dukungan sepenuhnya dan memberikan nilai tambah bagi tujuan-tujuan strategis organisasi.

[/KD]